Bůh zrušil peklo … a seslal lidem SVJ, nebo-li společenství vlastníků jednotek: Právnickou osobu v určitých případech nutně zakládanou ke správě a dalším záležitostem kolem domu určenou a sdružující víceméně nedobrovolně osoby s často protichůdnými zájmy – tedy sousedy. Do toho všeho i tato specifická právnická osoba povětšinou řízená laiky musí plnit celou řadu právních povinností, krom jiného i na poli nakládání s osobními údaji. Že je to někdy tanec mezi vejci, si ukážeme níže.
1. Jaké údaje SVJ ze zákona o svých členech eviduje?
Podle občanského zákoníku vede osoba odpovědná za správu domu seznam vlastníků jednotek a osob, kterým přenechal vlastník byt k užívání. Těmito údaji jsou jméno, bydliště, jméno a bydliště osoby, které přenechal byt k užívání na dobu nikoli přechodnou, a počet osob, které budou mít v bytě domácnost. Dalšími údaji, které SVJ eviduje, jsou specifické údaje ve vztahu k nejvyššímu orgánu SVJ, jako např. bezúhonnost či svéprávnost.
2. Co jsou konkrétně osobní údaje a jak se SVJ týká nařízení GDPR?
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) stanoví, že osobním údajem jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, kterou lze na základě takovýchto údajů přímo či nepřímo identifikovat - například jméno, rodné číslo, apod. Zpracování osobních údajů musí být podle GDPR účelné, přesné, na nezbytnou dobu a v minimálním rozsahu. Informace taktéž musí být korektní a transparentní. SVJ bude ve vztahu k osobním údajům svých členů správcem, resp. i zpracovatelem. Jako správce údajů povinnost dostatečně technicky a organizačně zabezpečit ochranu osobních údajů.
3. Může SVJ evidovat i osobní údaje nad rámec zákonného minima?
Mimo zákonné minimum údajů může SVJ evidovat celou řadu dalších údajů, musí však dodržet požadavek zákonnosti zpracování – tedy zejména pro evidenci těchto údajů musí existovat rozumný důvod. Slovy nařízení účel zpracování. SVJ také musí zajistit přiměřené bezpečí těchto osobních údajů – toť na poli organizačně technickém. Typickými údaji, které SVJ o svých členech, popř. uživatelích bytů zpracovává, jsou email a telefonní číslo. Účelem je zpravidla požadavek zajištění operativních komunikačních kanálů s uživateli domu a vlastníky jednotek. Nemusím vysvětlovat, že ve chvíli, kdy selže ústřední kotel a doslova hrozí nečekaná ledová sprcha, je příjemnější obdržet promptně SMS, než dostat týden po opravě dopis od SVJ se sdělením, že před týdnem nešel kotel a byl povolán opravář k zajištění opravy následující ráno.
Oblíbený dotaz SVJ: KAMEROVÝ SYSTÉM
Ze zákona je zakázáno zasahovat do soukromí jiného bez zákonného důvodu, zejména narušit jeho prostory, sledovat soukromí život a pořizovat z něj záznamy. Na druhou stranu je každý oprávněn chránit svůj majetek, a kamerový systém je zařízení, které ve fázi přípravy odradilo, či později po dokonání odhalilo nejednoho pobudu útočícího na majetkové statky jiných.
Úřad pro ochranu osobních údajů vytvořil poměrně jednoduchá pravidla pro fungování kamerového systému. Těmito pravidly jsou:
- Kamerový systém nesmí nadměrně zasahovat do soukromí,
- sledovaného účelu nelze dosáhnout jinou cestou,
- je nutné stanovit účel pořizování záznamů,
- je třeba zajistit řádnou ochranu snímacích zařízení,
- člověk musí být vhodným způsobem informován.
Legitimním důvodem pro zřízení kamerového systému je tedy ochrana majetku. Kamerový systém však musí být umístěn takovým způsobem, aby nezasahoval do soukromí osob žijících v jednotlivých jednotkách – tady rozhodně nesmí být zabírány vstupy do bytu. Přípustné je nasměrování kamer na vnější plášť domu, do sklepů, ve výtahu nebo na schodištích či na dvorku. A samozřejmě by neměla chybět informační cedule upozorňující na existenci kamerového systému.
A co sbírání problematických údajů „překrýt“ souhlasem?
Zdánlivě jednoduché řešení, ale nefunguje. Jednak nedostojíte požadavkům nařízení – to požaduje, aby se nadbytečně nevyžadoval souhlas tam, kde je jiný legitimní důvod, jednak – i kdyby se vám jednou poštěstilo získat souhlas všech, někteří kverulantští členové SVJ, popř. jejich nájemníci, by získali vítr do plachet a souhlas při nejbližší příležitosti odvolali. A rušení kamerového systému založeného na souhlasu jen proto, že Jirka Novák, kterému jste nepovolili dvoucestnou klimatizační jednotku umístěnou na plášť budovy, odvolal svůj souhlas, to už je drahý špás, ne? I když levnější než případná pokuta od Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Shrnuto a podrženo, nelze než doporučit velkou opatrnost a důsledné dodržování zákonných požadavků při sbírání a nakládání s osobními údaji v rámci SVJ. I zde platí všeho s mírou.