Všichni jste už určitě slyšeli o GDPR, tedy nařízení o ochraně osobních údajů, které základní obecnou úpravou věnující se ochraně osobních údajů. Každý zaměstnavatel o svých zaměstnancích zpracovává celou řadu osobních údajů, přičemž k často rozličným účelům daným jednak zákony či jeho potřebou.
Zaměstnanec jako subjekt údajů
Pokud se budeme bavit o ochraně osobních údajů ve vztahu zaměstnavatel a zaměstnanec, je důležité hned na úvod zmínit, že zaměstnanec je vždy považován za slabší stranu. Z tohoto důvodu je při zpracovávání osobních údajů zaměstnance vždy třeba primárně hledat rovnováhu mezi oprávněným zájmem a povinností zaměstnavatele a zájmem zaměstnance na zachování soukromí.
Zaměstnavatel, který zpracovává zaměstnancovi osobní údaje, musí vždy splnit svou informační povinnost a předem ho seznámit s účely zpracování údajů, dobou jejich zpracování a poučit ho o jeho právech.
Zásady GDPR
Hlavní zásadou pro zpracování osobních údajů zaměstnance je, jak bylo již nastíněno, že se musí jednat o účelné zpracování osobních údajů, tedy musí zde být legitimní důvod ke zpracovávání těchto údajů zaměstnavatelem. Zároveň je třeba tyto údaje zpracovávat v jejich přesném znění, na nezbytnou dobu a přístup k těmto informacím umožnit jen nezbytnému okruhu osob. Dále je třeba zpracovávané osobní údaje důkladně zabezpečit, aby se minimalizovalo jejich náhodné či úmyslné protiprávní zničení, ztráta, poskytnutí nebo zpřístupnění.
Zpracovávané údaje
Mezi údaje, které zaměstnavatel o zaměstnanci povinně zpracovává, patří zejména jeho jméno, příjmení, rodné číslo – např. pro účely evidence České správy sociálního zabezpečení, dále pak bydliště, údaje o dosažené kvalifikaci a další.
Ve výjimečných případech může zaměstnavatel zpracovávat i zvláštní kategorii údajů, jako je například trestněprávní bezúhonnost. Obecně zaměstnavatel tyto informace o zaměstnanci nesmí vyžadovat, výjimka ale nastává, vyžaduje-li to zvláštní charakter pracovní pozice.
Problematické kategorie
Problematickou otázkou k posouzení bývá ochrana osobních údajů zaměstnance ve vztahu k monitoringu zaměstnanců za účelem ochrany majetkových zájmů zaměstnavatele. Tedy zjednodušeně řečeno otázka, zda je například kamerový systém na pracovišti v souladu s limity danými zákony. Zaměstnavatel musí zaměstnance předem informovat o kamerách na pracovišti a zároveň jimi nesmí narušovat soukromí zaměstnance.
Další otázkou může být také monitoring emailové komunikace zaměstnance. Zde je třeba rozlišit, zda se jedná o email označený jménem zaměstnance či o obecný email jako office@exiure.cz. V každém případě musí být zaměstnanci o možnosti monitoringu informováni, a tento by měl probíhat nejméně zasahujícím způsobem a pouze, pokud je to důvodné.