V případě, že „přestěhujete“ svou firmu na jinou adresu, je třeba tuto změnu sídla i oficiálně nahlásit. To není ale tak jednoduché, protože pro změnu sídla akciové společnosti nebo společnosti s ručením omezením je třeba dodržet náležitý postup a mít k tomu opatřeny všechny potřebné dokumenty.
Změna sídla v rámci jedné obce vs. mimo obec
Jako první je třeba určit, zda se jedná pouze o změnu sídla v rámci obce, či se firma přestěhuje do úplně jiné obce. Do zakladatelských dokumentů společnosti se totiž obvykle uvádí sídlo společnosti obecně, např. Praha, konkrétně je pak sídlo specifikováno až v obchodním rejstříku. V případě změny sídla v rámci obce je pak postup jednodušší a stačí většinou jen, aby statutární orgán vydal rozhodnutí o změně sídla společnosti. Zatímco pokud se společnost stěhuje do jiné obce, je třeba logicky změnit sídlo i v samotném zakladatelském dokumentu. O změně zakladatelských dokumentů pak rozhoduje nejvyšší orgán společnosti a je potřeba, aby byla provedena notářským zápisem.
Výpis z katastru a souhlas s umístěním sídla
Dále budete potřebovat výpis z katastru nemovitostí a souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti. Souhlas vlastníka nemovitosti musí obsahovat úředně ověřený podpis, který pravděpodobně nejrychleji získáte na některém z CzechPointů.
Návrh na zápis změny do obchodního rejstříku
Jakmile budete mít všechny výše popsané potřebné dokumenty, je možné podat návrh na zápis změny do obchodního rejstříku. Ten je nejjednodušší podat prostřednictvím tzv. inteligentního formuláře na webových stránkách veřejného rejstříku. K formuláři se rovnou přiloží i příslušné listiny (samozřejmě konvertované do elektronické podoby) a je možné jej podat datovou schránkou. Následně je třeba zaplatit správní poplatek za podání návrhu ve výši 2.000,- Kč. Formulář je také možné vytištěný fyzicky přinést na podatelnu soudu a poplatek uhradit kolky. Soud následně změnu provede do 5 dnů od podání návrhu, resp. uhrazení poplatku.
Další související změny
Poté, co rejstříkový soud provede změnu sídla v obchodním rejstříku, je třeba splnit ještě další povinnosti.
Změnu sídla je třeba nahlásit i na živnostenském úřadu, a to do 15 dnů od jejího provedení. V některých případech může dojít k automatickému propisu nového sídla, ale pokud se tak nestane, je zde stále povinnost do 15 dnů změnu nahlásit prostřednictvím změnového listu, který najdete na stránkách živnostenského úřadu, s doložením výpisu z obchodního rejstříku.
O změně je taktéž do 15 dnů třeba informovat i finanční úřad, a to opět s doložením výpisu z obchodního rejstříku.
V neposlední řadě pokud má vaše firma nějaké zaměstnance, vztahuje se na vás i povinnost nahlásit změnu sídla na Českou správu sociálního zabezpečení a příslušné zdravotní pojišťovny. Tady si ovšem dejte pozor na lhůtu, která je jen 8 dní od změny sídla! A nezapomeňte ani na webové stránky, obchodní partnery nebo dodavatele!
Při změně sídla je tedy důležité myslet na všechny související povinnosti, zejména pak nezapomenout na ty, u kterých začíná běžet lhůta po zapsání změny do obchodního rejstříku.